En central uppgift för handläggare inom ekonomiskt bistånd är att handlägga ärenden som innebär myndighetsutövning. Myndighetsutövning innebär utövande av makt i förhållande till enskilda och kraven på en respektfull och rättssäker ärendehantering är därför stora.
Dokumentationen och den enskildes rätt till insyn i ärenden som rör myndighetsutövning stärker den enskildes skydd mot felaktig eller bristande hantering. Dokumentationen säkerställer exempelvis handläggningen vid ordinarie handläggares frånvaro och utgör underlag för handläggarens olika bedömningar och beslut. Dokumentationen har även betydelse för det individuella tjänstemannaansvaret.
Myndighetsutövning grundar sig på lagstiftning
Arbete med myndighetsutövning grundar sig på lagar och andra författningar och de regler som främst styr handläggningen av ärenden finns i förvaltningslagen, FL, socialtjänstlagen, SoL, och offentlighets- och sekretesslagen, OSL. För socialtjänstens del finns också Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om handläggning och dokumentation.
Med handläggning av ärenden menas alla åtgärder från det att ett ärende aktualiseras till dess att det avslutas genom beslut eller, om beslutet överklagas, genom en dom. Varje ny ansökan om ekonomiskt bistånd är ett nytt ärende och ska dokumenteras och avgöras genom ett beslut.
Här ges en beskrivning av handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd och en sammanfattning av vad som ingår i processens olika delar. Under processens olika delar finns hänvisningar till fördjupning.
Handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd
Handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd innehåller delarna aktualisering, utreda, besluta och eventuellt hantera överklagan.
Aktualisering
Ett ärende inom ekonomiskt bistånd aktualiseras vanligen genom en ansökan från en person eller familj. Ett ärende kan även aktualiseras genom att det kommer in annan information som socialtjänsten behöver beakta och ta ställning till. Det kan exempelvis gälla en underrättelse från en hyresvärd om en hyresskuld som innebär att socialtjänsten behöver agera.
Stöd för socialtjänsten i arbetet med att förebygga avhysningar, hos Socialstyrelsen
Socialtjänsten har inte rätt att neka någon att ansöka om bistånd, utan alla som befinner sig i kommunen har rätt att få sin sak prövad om de begär det. Alla har även rätt att få ett skriftligt beslut med en besvärshänvisning som beskriver hur man överklagar.
Vid ansökan om ekonomiskt bistånd används vanligtvis en särskild ansökningsblankett där den sökande även kan redogöra för sina förhållanden. En skriftlig ansökan i annan form, via e-post eller en muntlig ansökan kan också aktualisera ett ärende.
Efter att ha fått information om exempelvis vilka regler som gäller kan den sökande välja att ta tillbaka sin ansökan. Handläggningen avslutas då utan åtgärd.
Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten – Socialstyrelsen
Informera de som ansöker
När en person eller familj ansöker om ekonomiskt bistånd behöver de få information om vilka förutsättningar som gäller. Om det är ett par som ansöker är det viktigt att tänka på att båda får samma information och även får information om att det gemensamma ansvaret för hushållets försörjning.
Den som ansöker kan till exempel även få information om rättigheter och skyldigheter, hur handläggningsprocessen går till och vilka kontroller som behöver göras. Informationen behöver vara tydlig, lättbegriplig och anpassad efter den enskildes behov. Det är handläggaren som i det enskilda fallet gör en bedömning av om det finns behov av tolk. Att låta barn tolka är inget alternativ.
Handläggning och dokumentation – Handbok för socialtjänsten – Socialstyrelsen
Utreda
Det dubbla uppdraget i arbetet med ekonomiskt bistånd innebär att utredningen kan ge underlag för två olika processer – ärendehandläggningsprocessen och förändringsprocessen. Inom processen för ärendehandläggningen är syftet att utredningen ska utgöra ett beslutsunderlag vid prövningen av ansökan om ekonomiskt bistånd.
Utreda rätten till ekonomiskt bistånd inom aktuellt tema
I förändringsprocessen är syftet med utredningen att handläggaren tillsammans med den sökande ska komma fram till vilket stöd som behövs för att den sökande ska komma tillrätta med sitt försörjningsproblem.
Utreda stöd till självförsörjning inom aktuellt tema
Besluta
Utredningen ska leda till en bedömning och ett beslut. Förutom att bedöma den aktuella ekonomiska situationen behöver handläggaren ta hänsyn till den sökandes individuella förutsättningar och behov, samt till barnrättsperspektivet.
Ett beslut ska bland annat innehålla uppgifter om:
- vad ansökan avser, det vill säga vad personen ansökt om
- vad som beviljas eller avslås och enligt vilken bestämmelse
- skälen för ett eventuellt avslagsbeslut.
Det är viktigt att beslutet är tydligt formulerat och innehåller en motivering. Den som får ett avslag på sin ansökan ska kunna förstå varför.
Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten – Socialstyrelsen
Handlägga överklagan
Om handläggaren bedömer att en person eller familj inte har rätt till det bistånd de har sökt har de rätt att få ett skriftligt beslut om avslag. Beslutet ska innehålla en tydlig motivering och en besvärshänvisning, det vill säga information om hur de ska göra för att överklaga om de inte är nöjda med beslutet.
En överklagan ska alltid handläggas skyndsamt. Handläggaren ska kontrollera om överklagan kommit in i rätt tid. För att kunna beräkna överklagandetiden krävs det att socialtjänsten har ett bevis för vid vilken tidpunkt som den enskilde har tagit del av beslutet. Ett sätt är att skicka beslutet och informationen om hur överklagande går till med rekommenderat brev med mottagningsbevis.
I det fall socialtjänsten kan säkerställa att överklagan har kommit in för sent ska den inte skickas in till domstolen utan avvisas genom ett beslut som också det kan överklagas.
Om överklagandet har kommit in i rätt tid eller om det inte varit möjligt att säkerställa när den enskilde tagit del av beslutet, ska socialtjänsten skyndsamt skicka överklagan i original och kopior på handlingar som utgjort grund för beslutet till förvaltningsrätten. I vissa fall kan det som har kommit fram i överklagandet innebära att socialtjänsten helt eller delvis ändrar beslutet.
Det går bara att göra en sådan ändring av beslutet innan överklagandet skickas till förvaltningsrätten men det finns också andra förutsättningar för att kunna ändra beslut i samband med ett överklagande. Dessa förutsättningar är att socialtjänsten ska anse att det överklagade beslutet är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende och att beslutet ska gå att ändra snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för den enskilde.
Överklagandet ska skyndsamt skickas in till förvaltningsrätten även i de fall där socialtjänsten ändrar beslutet. Det nya beslutet ska också skickas med till förvaltningsrätten, även om beslutet ändras i sin helhet.
Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten – Socialstyrelsen
Dokumentera
Socialtjänsten har skyldighet att dokumentera handläggning av ärenden som rör enskilda personer.
Den enskilde har rätt att ta del av all dokumentation som förs om sig själv och sitt ärende. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet och uppgifterna ska ha betydelse för beslut eller för planering av vilket stöd som behövs i övrigt. Dokumentationen ska förvaras i en personakt och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till den.
Handläggaren ska dokumentera utredning och beslut, planer för att komma tillrätta med försörjningsproblemet och uppföljningar som görs. Journalanteckningar ska föras fortlöpande och göra det möjligt att följa en persons eller familjs kontakt med socialtjänsten.
Förebygga felaktiga utbetalningar
Felaktiga utbetalningar kan riskera att undergräva förtroendet för välfärdssystemet och minska viljan att bidra till det allmänna. Att förebygga felaktiga utbetalningar är viktigt för att värna om trovärdigheten för samhällets trygghetssystem och säkerställa att de medel som utbetalas går till avsett ändamål.
I arbetet med handläggningen ingår att noggrant och aktivt arbeta för att motverka felaktiga utbetalningar från trygghetssystemen. Felaktiga utbetalningar kan bero på olika orsaker, till exempel att den sökande medvetet lämnar oriktiga uppgifter eller att den sökande saknar kunskap om regelsystemet. En felaktig utbetalning kan även bero på interna felaktigheter i handläggningen av ekonomiskt bistånd. Om en felaktig utbetalning har gjorts kan det felaktiga beloppet återkrävas med stöd av 9 kap 1 § SoL.
Om bedömningen visar att den sökande medvetet orsakat en felaktig utbetalning för att få ut mer pengar än den har rätt till finns anledning att anta att ett brott har begåtts. Till exempel kan det handla om att den sökande lämnat oriktiga uppgifter. Vid misstanke om brott ska kommunen göra en anmälan till polisen. Det framgår av bidragsbrottslagen.
Felaktiga utbetalningar inom ekonomiskt bistånd behöver, i första hand, förebyggas innan de uppstår. Det kan finnas olika exempel på hur man i ärendehandläggningen kan förebygga att felaktiga utbetalningar uppstår.
Nedan ges några exempel
- Tydlig information, det är viktigt att den som ansöker om ekonomiskt bistånd får tydlig information om regler och förutsättningar för rätten till bistånd. Personer kan behöva få information på flera olika sätt, vid flera tillfällen eller i olika former. Det är också viktigt att personer får möjlighet att ställa frågor.
Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.5.2 Information till enskilda, hos Socialstyrelsen - Kontroller, för att socialtjänsten ska kunna bedöma och fatta beslut om den enskildes rätt till ekonomiskt bistånd kan socialtjänsten behöva kontrollera olika uppgifter. Exempel på uppgifter som kan behöva kontrolleras är uppgifter om inkomster, uppgifter om boende och uppgifter om tillgångar. Uppgifter till utredningen ska i första hand lämnas av den som ansöker och om socialtjänsten på annat sätt inhämtar uppgifter behövs i regel personens samtycke.
Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.6 Utreda hos Socialstyrelsen
Kommunen har även en underrättelseskyldighet om det finns anledning att anta att en ekonomisk förmån eller ett ekonomiskt stöd har beslutats, betalats ut eller tillgodoräknats felaktigt eller med ett för högt belopp från en annan myndighet. Det framgår av lagen om underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemet.
Felaktiga utbetalningar, ekonomiskt bistånd, SKR
Guide till yrkesintroduktionen
Yrkesintroduktion för handläggare inom ekonomiskt bistånd ger en samlad bild av vad som kan ingå i ett lokalt introduktionsprogram. Innehållet riktar sig både till nyanställda handläggare och till chefer eller andra ansvariga för introduktion av nyanställda handläggare i kommunen. Guiden beskriver innehållet i temat och hur temat kan användas.