Ledningssystemet är ett system för att fastställa principer för ledning av verksamheten. Ledningssystemet måste omfatta verksamhetens alla delar och den som bedriver verksamheten ska med stöd av ledningssystemet planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten.
Ledningssystemet anpassas till verksamhetens inriktning och omfattning. Det består av de processer och rutiner som behövs i verksamheten för att säkra verksamhetens kvalitet.
En process är en serie aktiviteter
En process är en serie aktiviteter som främjar ett bestämt ändamål eller ett avsett resultat.
För att ta fram och beskriva processer:
- Fastställ vilka processer som är nödvändiga för att uppfylla verksamhetens krav och mål enligt lagar och föreskrifter.
- Identifiera vilka aktiviteter som ingår i processerna och besluta deras inbördes ordning.
- Tydliggör vem som äger och ansvarar för processerna.
En rutin anger ansvar och tillvägagångssätt för en aktivitet
En rutin är ett bestämt tillvägagångssätt för hur en aktivitet ska utföras. I ledningssystemet beskriver man rutinen och anger hur ansvaret för utförandet av den är fördelat i verksamheten.
Verksamheten bedömer vilka processer och rutiner som behövs
Processerna och rutinerna är ledningssystemets grundläggande delar. En verksamhet som är särskilt riskfylld eller komplicerad kan behöva mer styrning i form av fler processer och rutiner än en mindre riskfylld verksamhet. En verksamhet som omfattar många olika delar av hälso- och sjukvård eller socialtjänst kan behöva arbeta fram fler processer och rutiner än en verksamhet som är av mer begränsad inriktning eller omfattning.
Den som bedriver verksamhet ska bedöma vilka processer och rutiner som behövs för att säkra att verksamheten uppfyller de krav och mål som gäller för verksamheten enligt lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten.
Kravet på att beskriva och fastställa en verksamhets processer och rutiner gäller för de processer som finns i den egna verksamheten, det vill säga inom respektive vård- eller omsorgsgivares organisation.
Den som bedriver verksamheten kan få stöd för vilka processer och rutiner som behöver tas fram genom riskanalyser, egenkontroller och från utredningar av rapporter, klagomål och andra synpunkter på verksamhetens kvalitet.
Den som bedriver verksamheten avgör hur processerna definieras och benämns. Det viktiga är att det är tydligt att processerna och rutinerna är användbara för att den som bedriver verksamheten ska kunna utveckla och säkra verksamhetens kvalitet.
Checklista till stöd för arbete med ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete
Denna checklista kan vara ett stöd i arbetet med ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete. Checklistan går igenom viktiga punkter i Socialstyrelsens föreskrift SOSFS 2011:9 men är endast ett komplement till föreskriften som innehåller bindande bestämmelser och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete.