För att stödet runt ett barn med funktionsnedsättning ska fungera väl är det nödvändigt att olika aktörer planerar tillsammans och att man hittar arbetsformer för att nå fram till en samordning av insatserna. Socialstyrelsen har identifierat ett antal centrala faktorer för konstruktiva möten som är grundläggande för att utveckla former för ett välfungerande samarbete i gemensamma planeringsprocesser i komplexa situationer.
Deltagare och dagordning
Tillsammans med föräldrar och barn behöver man identifiera vilka aktörer som är viktiga i en planeringsprocess utifrån kännedom om barnet och de frågor som ska diskuteras. Genom att ta telefonkontakt med aktuella verksamheter innan en skriftlig kallelse skickas kan man tidigt stämma av om verksamheten uppfattar sig som rätt aktör, och om ett föreslaget möte kommer att kunna prioriteras. Det ökar möjligheten för att de som kallas kan närvara. För att ge deltagarna möjlighet att komma förberedda måste aktuella frågeställningar framgå av kallelsen.
Eventuella konflikter
En viktig del i förberedelsen är att fånga eventuella konflikter eller oenigheter så att mötesledaren kan förbereda sig på att hantera dem på ett konstruktivt sätt. Om en verksamhet riskerar att bli ifrågasatt, oavsett om det är korrekt eller inte, underlättar det för den som representerar verksamheten att vara förberedd på detta.
Mötesledarens roll
Det är en dubbel roll att både leda ett möte och samtidigt vara en deltagare som representerar en verksamhet eller en profession. Beroende på hur många som deltar, hur komplex situationen är och risken för att det råder oenighet mellan deltagare, kan det vara nödvändigt med en ordförande som inte är involverad i sak för att mötet ska bli bra. En utomstående ordförande kan helt fokusera på att hjälpa deltagarna att få till ett bra arbetsklimat där alla kommer till tals på lika villkor, där oklarheter reds ut och där mötet leds framåt mot konstruktiva lösningar för barnet.
Mötesdeltagarnas roll
Att tillsammans skapa ett gott samarbetsklimat under mötet kan vara en utmaning för deltagarna eftersom möten ofta hålls när stödet kring barnet inte fungerar tillräckligt bra och svåra frågor kan behöva diskuteras. De professionella som deltar är där för att bidra till konstruktiva lösningar utifrån sin professionella roll och sin verksamhets uppdrag. Det förutsätter en god kännedom om den egna verksamheten och en förmåga att beskriva vad den egna verksamheten kan bidra med när det gäller att planera lösningar. En fallgrop är att fastna i vad andra borde göra eller borde ha gjort.
En fast mötesordning eller mötesstruktur är till stor nytta. Den kan gärna finnas utskriven och ligga synlig för deltagarna under mötets gång. Det är då lätt att se upplägget och att bidra till att mötesordningen följs så att mötet kommer framåt.
Ord kan betyda olika saker för olika personer
Användningen av termer och begrepp skiljer sig mellan olika verksamheter. Flera vanligt förekommande termer har olika innebörd för den som arbetar i kommun respektive region. Ord som ”närstående”, ”insats”, ”utredning”, ”vårdplan”, ”anmälan” är exempel på termer som kan innebära helt olika saker i olika verksamheter. Är professionella inte medvetna om det finns en risk för missförstånd. För barn och deras föräldrar är det en ännu större utmaning att förstå vad professionen från olika verksamheter menar med olika termer. Ett sätt att motverka missförstånd är att be om förtydligande: ”Vad kan en insats vara hos er?”, ”Kan du ge ett konkret exempel på en insats?”, ”Du använde ordet närstående, vem menar du då?”.
Många perspektiv breddar bilden av barnets situation
För att utnyttja fördelen med att få en mångfacetterad bild av en situation behövs samtliga aktuella perspektiv. Viktigt är att utgå från föräldrars och barns beskrivning av situationen men lika viktigt är att alla ges utrymme att bidra med egen eller den egna verksamhetens erfarenhet. Allas berättelser är värdefulla bidrag. Det finns uppenbara risker med att bara utgå från någons beskrivning och perspektiv eftersom barnet kan fungera olika i olika situationer och stödbehoven kan se olika ut i olika sammanhang beroende på krav och omgivningsfaktorer.
Gemensamma planeringsmöten handlar ofta om det som är svårt eller om det som inte fungerar. För att få en helhetsbild behöver deltagarna i planeringsmötet också efterfråga barnets styrkor och resurser. Det är viktigt att även beskriva situationer som fungerar bra för barnet för att kunna dra lärdom av dessa. Flera perspektiv behövs för att hitta fungerande lösningar.