För att den personliga assistansen ska kunna förbättras och utvecklas behöver genomförandet av insatsen dokumenteras av de personliga assistenterna. Det möjliggör en systematisk uppföljning av insatsen som kan användas för att säkra kvaliteten.
Dokumentationen är viktig för att assistansanvändaren ska kunna ta del av vad som skett under genomförandet av insatsen, men också för att personalen ska veta vad som behöver göras och hur det ska göras på bästa sätt för individen. Det kan även förenkla för nya assistenter att genomförandet av insatsen finns dokumenterad. På så sätt kan de ge assistansanvändaren en större kontinuitet i insatsen. Men det är förstås viktigt att ta hänsyn till assistansanvändarens aktuella situation och vilja.
En skyldighet att dokumentera
Personliga assistenter som är anställda av en kommun eller en enskild assistansanordnare har en lagreglerad skyldighet att dokumentera genomförandet av insatsen. Denna skyldighet omfattar inte personliga assistenter till en assistansanvändare som är egen arbetsgivare för assistenterna.
Genomförandet dokumenteras i en genomförandeplan
Hur den personliga assistansen ska genomföras bör dokumenteras i en genomförandeplan. Planen upprättas hos utföraren med hänsyn tagen till den enskildes självbestämmanderätt och integritet. Av planen bör det framgå vem som ansvarar för vad, vilken samverkan som ska ske med andra aktörer, hur och när uppföljning ska ske och hur assistansanvändaren medverkat i planeringen. Den bör beskriva hur och när uppföljning ska ske både för genomförandet av insatsen och genomförandeplanen. Genomförandeplanen är ett arbetsverktyg för de personliga assistenterna, men den kan inte ersätta assistansanvändarens aktuella situation och vilja utan ska ses som ett komplement och ett verktyg som kontinuerligt behöver utvärderas och uppdateras.
Anteckningar i en journal
Utöver genomförandeplanen ska dokumentation göras genom kortfattade anteckningar i en journal. Dokumentationen bör göras i så nära anslutning till genomförandet av den personliga assistansen som möjligt. Dokumentationen ska beskriva faktiska omständigheter och händelser av betydelse som rör genomförandet av den personliga assistansen (21 a § LSS). Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet (21 b § LSS). Det är också viktigt att dokumentationen är objektiv och saklig, vilar på korrekta underlag och inte är av nedsättande karaktär. Värderande omdömen får bara förekomma om de har sakligt underlag och är av verklig betydelse för genomförandet av insatsen. En bra huvudregel är att dokumentera sådant som kan vara användbart för att följa upp insatsen, utveckla den och även för att ge en bild av hur den utförts.
Den enskildes rätt till insyn i dokumentationen
Den enskilde bör enligt 21 b § LSS hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om honom eller henne. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas.
Assistansanvändaren har rätt att ta del av sin personakt. Det gäller både när assistansen utförs av kommunen och av en privat assistansanordnare. Handlingar i en personakt, om det begärs av den som akten rör, ska så snart som möjligt tillhandahållas denne för läsning eller avskrivning på stället eller i avskrift eller kopia, om inte annat följer av bestämmelserna om tystnadsplikt i 15 kap. 1 § SoL eller 29 § LSS.
Sekretess och tystnadsplikt
Det den personliga assistenten får veta om assistansanvändaren skyddas av stark sekretess. Det innebär att uppgifter om den enskildes personliga förhållanden inte får röjas för obehöriga. Det får bara förekomma om det står helt klart att den enskilde, eller närstående, inte riskerar att ta skada (lida men) av att uppgifterna lämnas ut. I princip kan uppgifter inte lämnas ut utan den enskildes samtycke om de inte är helt harmlösa.[1] Om det inte kan uteslutas att den enskilde skulle tycka att det var obehagligt om andra fick kännedom om uppgifter som berör hen och hens situation kan uppgifterna som regel inte lämnas ut.
Sekretessen kan behöva brytas, det vill säga uppgifter kan eller ska lämnas ut, i vissa fall. Några situationer som kan bli aktuella när det gäller personlig assistans är:
- om uppgiftsskyldighet följer av lag eller förordning, till exempel vid anmälan om missförhållanden
- vid misstanke om vissa allvarliga brott
- vid samtycke från den enskilde.
Förvaring av dokumentation
Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Handlingarna ska även skyddas så de inte förstörs eller försvinner.