Att införa och förvalta IBIC

Implementering är processen när en ny metod eller arbetssätt införs och börjar användas i praktiken. Under implementeringen ligger fokus på att förändra rutiner och vanor och se till att det nya arbetssättet fungerar i praktiken. För att lyckas behöver medarbetarna få löpande information, stöd och möjlighet att reflektera kring det nya arbetssättet.

Hållbart förändringsarbete är processen där en ny metod eller ett nytt arbetssätt blir en naturlig del av organisationens vardag och rutiner, så att förändringen håller över tid.

Även om implementeringen inledningsvis bedöms som framgångsrik, visar forskning att genomförda förändringar ofta inte överlever på sikt. Organisationer faller lätt tillbaka i gamla rutiner, och nya arbetssätt kan glömmas bort eller överges.

Hållbar förändring kräver stöd från ledning och medarbetare, tydliga rutiner och löpande uppföljning. Kunskap om arbetssättet måste finnas i hela organisationen, inte bara hos enskilda personer. På så sätt säkerställs att kunskapen inte försvinner när personer slutar eller rutiner förändras.

• I vilka verksamheter ska ni införa IBIC, och kan det finnas några utmaningar med det?
• Pågår det redan ett införande av IBIC i någon del av organisationen? Kan ni samordna eller dra nytta av det arbetet när IBIC ska införas i fler verksamheter?

När en organisation består av många olika verksamheter blir det ofta mer utmanande att införa nya arbetssätt på ett enhetligt sätt. Alla berörda inom organisationen behöver förstå förändringen och hur den påverkar arbetet. Det kräver tydlig styrning, utbildning och stöd samt samordning över verksamhetsgränserna.

Behovsinventering är det första steget i implementeringen. Här beskrivs nuläge och önskat läge för att kunna identifiera vilka förändringsbehov som finns. Varför ska vi införa IBIC? Vad vill vi förändra?

Ett tydligt beslut om införandet av IBIC är viktigt för att implementeringen ska lyckas. Inför ett beslut bör ett underlag ha tagits fram som beskriver syfte, förväntade effekter, budget, tidsplan, risker och hur införandet ska följas upp.

Den andra fasen av implementeringen handlar om att ta fram struktur och plan för införandet; utse ansvariga, specificera roller och ansvar, säkra nödvändiga resurser för implementeringen såsom lokaler, tid och personella resurser. Planeringen behöver sedan förankras i berörda delar av organisationen. I denna fas genomförs utbildning för medarbetare och vid behov utvecklas lokala stödmaterial för medarbetare.

Nu börjar det nya arbetssättet användas. För att förändringen ska lyckas behöver medarbetarna kunskap, förståelse och löpande stöd. Cheferna är centrala för att skapa delaktighet, engagemang och uppmuntra lärande hos sina medarbetare. Det är viktigt att följa upp arbetet och göra justeringar vid behov.

I denna fas handlar det om att hålla fast vid det som redan har förbättrats och se till att det nya arbetssättet blir det naturliga sättet att arbeta på. Det innebär bland annat om att upprätta rutiner för det dagliga arbetet med IBIC och att arbetssättet blir en del av organisationens kvalitetsledningssystem. Om en långsiktig plan inte redan finns, är det viktigt att ta fram en sådan för förvaltning av IBIC. Syftet är att säkerställa att det finns resurser över tid för att hantera förändringar och utveckla arbetssättet.

När arbetet med IBIC finns beskrivet i verksamhetens ledningssystem blir det tydligt vad som ska göras, av vem och på vilket sätt. Exempel:

• Rutiner och processer för uppföljning och samverkan enligt IBIC
• Styrdokument och arbetsbeskrivningar anpassade till IBIC

Det är viktigt att högre chefer är pålästa om IBIC och tydligt visar varför arbetssättet ska införas. De prioriterar arbetet och visar intresse för införandet genom att efterfråga resultat.

Det är viktigt att det finns tillgängliga och tillräckliga resurser över tid för att kunna förvalta IBIC i verksamheten efter implementeringsfasen. En långsiktig planering ger stöd och riktning för ett hållbart IBIC.

Första linjens chefer har en nyckelroll i att omsätta ledningens mål i praktiken. Genom aktivt ledarskap kan de göra IBIC till en naturlig del av det dagliga arbetet. Det innebär att chefen stödjer förändringen och skapar förutsättningar för arbetssättet. Det skapar motivation hos medarbetarna och bidrar till långsiktig förankring.

Delaktighet och engagemang från utförarna är centralt. Utförarna behöver förstå syftet och nyttan med IBIC för att kunna ge värdefull input i hur arbetssättet kan användas.

En lärande och öppen strategi är en viktig framgångsfaktor för ett hållbart införande. Det innebär att IBIC blir en del av hela organisationens arbete, kopplas till andra förändringsarbeten och följs upp regelbundet. Arbetssättet justeras och anpassas kontinuerligt utifrån organisationens behov, lärdomar och ny kunskap. På så sätt används IBIC på ett effektivt och relevant sätt.

Mångfasetterad förändring i fragmenterade verksamheter – En kvantitativ studie av implementering och rutinisering av "Individens behov i centrum" (IBIC) i socialtjänsten – Nestor