Skolan dokumenterar av olika skäl. Skolor använder ofta dokumentation i samarbetet med vårdnadshavare. Genom att få ta del av skolans dokumentation kan elever och vårdnadshavare få ökade möjligheter till dialog och inflytande. Dokumentation underlättar också samverkan vid övergångar, när elever byter lärare eller skola.
Skolan dokumenterar också för att få underlag till utvärderingar och uppföljningar, till exempel i samband med det systematiska kvalitetsarbetet.
Begränsade krav på dokumentation
Det finns begränsade lagkrav på att dokumentera i skolan. Det beror på att endast en liten del av verksamheten går ut på att handlägga ärenden. Några exempel på handläggning av ärenden där det krävs dokumentation är åtgärdsprogram för elever i behov av särskilt stöd, disciplinära åtgärder och elever skriftliga individuella utvecklingsplaner. Vid beslut i bland annat dessa ärenden finns krav på dokumentation enligt skollagen och förvaltningslagen.
Exempel på dokumentation i elevhälsoarbetet
Utöver exemplen ovan finns bland annat krav på dokumentation i arbetet med
- registrering och utredningar av frånvaro
- utredning inför mottagande i anpassad grund- och gymnasieskolan samt specialskolan
- vid övergångar inom och mellan skolor och skolformer
- skyldigheten att anmäla, utreda och vidta åtgärder mot kränkande behandling
- misstanke om att en elev far illa och anmälan om oro till socialtjänsten.
Hantera personuppgifter vid dokumentation
All behandling av personuppgifter ska ske med stöd av lag. Varken skolans huvudman eller skolans verksamheter får hämta in fler personuppgifter än vad som är nödvändigt.
Uppgifter om elevers personliga förhållanden är särskilt skyddsvärda. För att skydda eleven är det viktigaste att hantera personuppgifter på ett säkert sätt vare sig de finns digitalt eller på papper.
Skolans diarium med allmänna handlingar är offentligt. Men där finns också skyddade personuppgifter och information om känsliga personliga förhållanden. Därför behöver skolan alltid göra en sekretessprövning innan de lämnar ut handlingar.
För att hanteringen av skyddade personuppgifter ska vara säker bygger den på
- tydliga rutiner för hur personalen ska hantera skyddade personuppgifter
- begränsad tillgång till skyddade personuppgifter
- säkra digitala system
- säkert utbyte av information mellan kommuner.
Skolans arbete med barn och unga som har skyddad identitet – Skolverket
Dataskydd inom förskola och skola – Integritetsskyddsmyndigheten
Dataskydd inom hälso- och sjukvård – Integritetsskyddsmyndigheten
Dokumentation inom elevhälsans medicinska insats
Det finns särskilda bestämmelser om dokumentation som gäller för elevhälsans medicinska insats. Inom elevhälsans medicinska insats ska till exempel den legitimerade hälso- och sjukvårdspersonalen föra patientjournal.
Dokumentation inom elevhälsans medicinska insats ska göras enligt bestämmelserna i patientdatalagen, som kompletteras av Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (HSLF-FS 2016:40) om journalföring och behandling av personuppgifter i hälso- och sjukvården.