Skolans personal behöver ofta samverka och utbyta information med andra i arbetet, till exempel med övrig personal på skolan och med elevers vårdnadshavare. Personalen kan också behöva samverka med externa aktörer, till exempel personal inom hälso- och sjukvården och socialtjänsten.
När personalen delar information med andra behöver de förhålla sig till reglerna om sekretess och tystnadsplikt. Reglerna ser olika ut beroende på skolans eller elevhälsans driftsform.
För kommunala skolor och elevhälsa i offentlig regi finns regler om sekretess i
- offentlighets- och sekretesslagen.
För fristående skolor och elevhälsa som bedrivs i enskild regi finns regler om tystnadsplikt i
- skollagen
- patientsäkerhetslagen.
Sekretess i offentlig skola och elevhälsa
Under den här rubriken beskrivs reglerna för sekretess i kommunala skolor och elevhälsa i offentlig regi.
Sekretess innebär förbud att röja en uppgift
Sekretess innebär att man inte på något sätt får lämna ut en uppgift, varken muntligt, genom att lämna ut allmänna handlingar eller på något annat sätt.
Förbudet att röja uppgifter gäller för myndigheter, för personer som är anställda på myndighet eller för personer som har uppdrag för myndighet. Kommunala nämnder som bedriver utbildning är myndigheter. Därför omfattas kommunala skolor av offentlighets- och sekretesslagen.
En sekretessbelagd uppgift får inte röjas för enskilda personer eller för andra myndigheter, om det inte är tillåtet enligt offentlighets- eller sekretesslagen eller någon annan lag eller förordning som den lagen hänvisar till.
Sekretessprövning krävs innan uppgifter lämnas ut
Innan en myndighet lämnar ut uppgifter måste man göra en så kallad sekretessprövning. Det innebär att man bedömer om en enskild person, till exempel en elev eller elevens anhöriga, kan lida men om uppgifterna lämnas ut. Myndigheten måste ta ställning till om en uppgift kan lämnas ut i varje aktuell situation, utifrån omständigheterna.
Ofta kan man lämna ut så kallade avidentifierade uppgifter. Det innebär att man tar bort alla personuppgifter. Då kan uppgifterna inte kopplas till en individ och individen kan inte drabbas negativt. Men i enstaka fall är det inte tillräckligt att avidentifiera uppgifterna för att dölja sambandet mellan uppgiften och individen. Det behöver bedömas utifrån omständigheterna i det enskilda fallet.
Sekretess inom fristående skolor och enskild elevhälsa
Fristående skolor och enskilt bedriven elevhälsa omfattas inte av offentlighetsprincipen. Det innebär att offentlighets- och sekretesslagen inte gäller där. Handlingar i dessa verksamheter är inte heller allmänna handlingar.
Av skollagen framgår att den som är, eller har varit, verksam i enskilt bedriven utbildning eller verksamhet inte obehörigen får röja vissa uppgifter om elevernas personliga förhållanden. Vid tolkningen av obehörigt röjande brukar ledning sökas i offentlighets- och sekretesslagens bestämmelser.
För den enskilda hälso- och sjukvården gäller bestämmelser om tystnadsplikt i patientsäkerhetslagen. Tystnadsplikten innebär att hälso- och sjukvårdspersonal inom elevhälsan inte obehörigen får röja vad han eller hon i sin verksamhet har fått veta om en enskilds hälsotillstånd eller andra personliga förhållanden.
Sekretess mellan olika verksamheter i skolan
Det råder sekretess mellan olika verksamheter inom en myndighet, om de är självständiga i förhållande till varandra. I skolan är elevhälsans medicinska insats en självständig verksamhet.
Sekretess för elevhälsans medicinska insats
För elevhälsans medicinska insats, som omfattar skolläkare och skolsköterska, gäller samma bestämmelser om sekretess som för annan hälso- och sjukvårdspersonal. Det finns normalt också en sekretessgräns gentemot skolans övriga personal. Det innebär att elevhälsans medicinska insats måste göra en sekretessprövning av uppgifter innan de lämnar ut uppgifter till personal inom elevhälsans övriga insatser eller till annan personal i skolan.
Sekretessbrytande reglering
I vissa fall är det tillåtet för elevhälsans medicinska insats att lämna ut uppgifter om en enskild elev till annan elevhälsa eller en särskild elevstödjande verksamhet inom samma myndighet. Det är tillåtet om det krävs för att eleven ska få nödvändigt stöd.
Den här bestämmelsen ska tillämpas restriktivt och i första hand ska samtycke inhämtas. I de sällsynta undantagsfall som bestämmelsen är avsedd för måste elevens rätt till utbildning och behov av särskilt stöd kunna ges företräde framför skyddet för elevens integritet som patient. Uppgifter får bara lämnas ut till den personal som måste känna till dem för att eleven ska kunna ges nödvändigt stöd.
Sekretess för elevhälsans psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insats
Psykologens, kuratorns och specialpedagogens verksamhet inom elevhälsan anses inte vara självständig i förhållande till skolans verksamhet i övrigt. Det innebär att det inte finns någon sekretess mellan dem och övrig skolpersonal. Men det är inte fritt att lämna ut uppgifter, och möjligheten att utbyta sekretessbelagda uppgifter om elever inom skolan behöver utnyttjas med omdöme. Denna begränsning brukar kallas den inre sekretessen.
Psykologen, kuratorn och specialpedagogen kan lämna ut sekretessbelagd information till övrig personal i skolan om någon behöver uppgifterna för att kunna fullgöra sina arbetsuppgifter, men de måste normalt inte göra det. Rektorn kan begära att få ta del av uppgifterna om de behövs för att kunna avgöra om eleven får rätt stöd.
Skolans och elevhälsans personal ska så långt det är möjligt respektera elevers och vårdnadshavares rätt till integritet. Om eleven eller vårdnadshavaren inte vill att uppgifter ska lämnas ut till andra bör man inte göra det, om det inte är absolut nödvändigt.
Olika uppgifter har olika starkt sekretesskydd
Olika uppgifter har olika starkt sekretesskydd. Hur starkt sekretesskyddet är beror på i vilken del av verksamheten uppgiften finns.
Stark sekretess
För en del uppgifter är sekretess huvudregeln. Det innebär att uppgiften omfattas av sekretess om det inte står klart att uppgiften kan röjas utan att eleven eller någon närstående lider men. Detta kallas stark sekretess.
Vid stark sekretess är utgångspunkten för sekretessprövningen vårdnadshavarens eller elevens egen uppfattning. Elevens ålder och mognad får avgöra om eleven kan ta ställning i frågan.
Stark sekretess gäller för uppgifter om en elevs hälsotillstånd och andra personliga uppgifter om eleven inom elevhälsans medicinska, psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insats.
Svag sekretess
För annan verksamhet är offentlighet huvudregeln. Det innebär att sekretessen bara gäller om det kan antas att eleven eller någon närstående kommer att lida men om uppgiften röjs. Det kallas svag sekretess.
Vid svag sekretess ska man ta ställning till om uppgifterna, typiskt sett, kan leda till men för den enskilda personen om de lämnas ut
Svag sekretess gäller för annan skolverksamhet än elevhälsans, bland annat för uppgifter som rör
- särskild elevstödjande verksamhet, till exempel när annan personal än elevhälsans ger stöd till eleven
- ärenden av disciplinär natur
- avstängning av en elev från studier
- en enskilds identitet, adress och annat liknande.
Beslut i ärenden
För vissa uppgifter gäller ingen sekretess alls, till exempel för beslut i ärenden. Uppgifter om elever som i normala fall är sekretessbelagda blir alltså offentliga om de tas med i ett beslut, till exempel ett beslut om åtgärdsprogram. De bör därmed hanteras med försiktighet.
Betyg, studieresultat och frånvaro
Uppgifter om betyg, studieresultat och frånvaro är offentliga. Men däremot kan uppgifter om orsaken till frånvaro vara sekretessbelagda.
Uppgifter till skolans psykolog
Hälso- och sjukvårdssekretessen för elevhälsans medicinska insats gäller i regel inte för uppgifter som lämnas till skolpsykologen. För uppgifter om elevers psykologiska förhållanden gäller då i stället sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen. Sekretessen är stark och motsvarar den som gäller inom hälso- och sjukvården.
Psykologiska test
Resultaten från eventuella psykologiska test som görs inom elevhälsan omfattas av sekretess, om det kan antas att syftet med testen motverkas om uppgiften röjs. Det innebär att bara behöriga användare får ta del av testresultaten, oavsett om de sparas på papper eller digitalt.
Elever med skyddade personuppgifter
En elevs identitet och adress är oftast neutrala uppgifter. För elever med skyddade personuppgifter kan vanligtvis harmlösa uppgifter som uppgifter om identitet och adress omfattas av sekretess. Detsamma kan gälla för elever som är så kallat papperslösa.
Huvudmannen behöver ha rutiner för hur skolan hanterar uppgifter som rör elever med skyddade personuppgifter.
Det är viktigt att uppmärksamma om personuppgifterna har sekretessmarkering eller skyddad folkbokföring.
Sekretessmarkering är
- en markering i folkbokföringsregistret
- en varningssignal eller en påminnelse om att det finns behov av att göra en noggrann sekretessprövning när någon begär att få ut en sekretessmarkerad uppgift.
Skyddad folkbokföring innebär att eleven
- inte har sin adress registrerad i folkbokföringsdatabasen
- har en boxadress till Skatteverket
- får vara folkbokförd i den gamla kommunen trots att han eller hon har flyttat därifrån, eller i en annan kommun.
Skolan behöver också vara uppmärksam på om det finns ett beslut om att hemlighålla elevens vistelseort enligt lagen om vård av unga, LVU. Då behöver skolan beakta bestämmelserna om det.
Skolans arbete med barn och elever som har skyddad identitet – Skolverket
Lagar som styr sekretess och tystnadsplikt
För offentliga verksamheter gäller offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
För enskilda verksamheter finns regler om tystnadsplikt i skollagen (2010:800) och i patientsäkerhetslagen (2010:659).
Sekretessen för elevhälsans psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser regleras i 23:e kapitlet, andra paragrafen, i offentlighets- och sekretesslagen. Där regleras också sekretessen för bland annat skolans elevstödjande verksamhet.
Sekretessen för elevhälsans medicinska insats regleras i 25:e kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen.
I fristående skolor regleras tystnadsplikten för de psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatserna av elevhälsan samt skolans övriga verksamhet i 29:e kapitlet, 14:e paragrafen, i skollagen.
Tystnadsplikten för elevhälsans medicinska del regleras i sjätte kapitlet i patientsäkerhetslagen.