Legitimerad hälso- och sjukvårdspersonal inom elevhälsans medicinska insats och psykologiska insats ansvarar för att föra patientjournal. De ansvarar också för de uppgifter som förs in i journalerna.
Den här texten presenterar några huvuddrag i reglerna om att hantera patientjournaler.
Förvaring och bevarande av patientjournaler
Enligt reglerna om journalföring gäller bland annat att dokumenterade personuppgifter ska hanteras och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem.
En journalhandling ska sparas i minst tio år efter att den sista uppgiften fördes in i den. För offentligt bedriven elevhälsan gäller bestämmelserna i arkivlagen om att bevara och gallra allmänna handlingar.
När elever byter skola
En elev som byter skola kan antingen själv eller genom sina vårdnadshavare samtycka till att elevhälsan lämnar över hens patientjournal till en ny skola. Det gäller oavsett om skolan är offentlig eller fristående och oavsett var i landet den finns.
I vissa fall finns det sekretessbrytande bestämmelser som innebär att personalen kan skicka patientjournaler mellan olika skolor utan att eleven har gett sitt samtycke. Ett sådant fall är då en kommunal skola lämnar över patientjournaler till en annan kommunal skola i samma kommun.
Det krävs alltså inget samtycke från eleven för att föra över patientjournaler mellan kommunala skolor som är verksamma i samma kommun. Detsamma gäller om en fristående skolas huvudman har överlåtit elevhälsans medicinska insats till kommunen. Om eleven och vårdnadshavaren lämnar uttryckliga önskemål om att skolan inte ska lämna över journalhandlingar bör detta dock normalt respekteras
Däremot krävs alltid samtycke för att föra över patientjournaler till eller från en enskild vårdgivare eller till en vårdgivare utanför kommunen.
Hantera journaler när en fristående skola stängs
Ibland händer det att en fristående skola, som är vårdgivare för elevhälsa, upphör med sin verksamhet. Då ska vårdgivaren, det vill säga skolans huvudman, se till att elevernas patientjournaler tas om hand på ett sådant sätt att obehöriga inte kan få del av dem. Om patientjournalerna inte kan tas om hand på ett sådant sätt ska ansökan göras hos Inspektionen för vård och omsorg, IVO, om omhändertagande av journalerna.