När en person ansöker om stöd och hjälp med den dagliga livsföringen, exempelvis hemtjänst, är det en biståndshandläggare som tar emot ansökan. Det finns inga bestämmelser i lagstiftningen som reglerar hur en ansökan om bistånd måste vara utformad. En ansökan kan vara skriftlig eller muntlig. I biståndshandläggarnas uppgift ingår att hjälpa den enskilde att precisera sina behov och önskemål.
Utredning om behov, livssituation och omgivning
Utredningen består av att samla in uppgifter om den enskildes behov och mål, livssituation och omgivningsfaktorer. Omgivningsfaktorer är den fysiska, sociala och attitydmässiga omgivning i vilken människor lever och verkar. Omgivningsfaktorerna kan vara underlättande eller hindrande. Utredaren fångar upp den enskildes uppfattning om sin situation, sina behov och hur dessa kan tillgodoses. Den enskilde måste samtycka innan socialtjänsten hämtar in uppgifter från utomstående personer, till exempel en hyresvärd eller arbetsgivare. Men socialtjänsten får hämta in uppgifter om förmån, ersättning eller annat stöd åt enskild från vissa myndigheter utan samtycke från den enskilde.
Arbetet med att samla in, analysera och väga samman olika uppgifter syftar till att skapa en allsidig, relevant och tillförlitligt underlag för nämndens beslut. I utredningsarbetet ingår även att formulera mål för insatsen.
Målen behöver vara konkreta så att de klart och tydligt anger vad som är önskvärt att uppnå med den insats som beviljats. Det finns krav på planering av insatser och att planeringen dokumenteras inom både socialtjänsten och andra närliggande områden. Handläggningen ska dokumenteras fortlöpande. Den enskilde har rätt till insyn i vad som dokumenteras.
Handläggningsprocessen avslutas med ett beslut
Beslut enligt Socialtjänstlagen, SoL, kan vara skriftliga eller muntliga. Alla beslut ska dokumenteras och visa följande:
- vad den enskildes ansökan eller begäran gäller
- vilken eller vilka insatser som har beviljats eller avslagits helt eller delvis
- om beslutet är tidsbegränsat eller försett med något annat villkor
- dagen för beslutet
- vad beslutet innehåller
- vem (namn och befattning eller titel) eller vilka (vilken nämnd) som fattat beslutet
- vilket lagrum som ligger till grund för beslutet
- vilka skäl som ligger till grund för beslutet.
Om beslutet är skriftligt ska det även innehålla uppgift om vem eller vilka som har varit föredragande och vem eller vilka som har medverkat vid den slutliga handläggningen utan att delta i avgörandet. Om ett beslut har rättats eller ändrats ska rättelsen eller ändringen dokumenteras med uppgift om vem som har gjort den och när.
Underrättelse
En myndighet som meddelar ett beslut i ett ärende ska så snart som möjligt informera den som är part om det fullständiga innehållet i beslutet, om det inte är uppenbart att det inte behövs. Om parten får överklaga beslutet ska han eller hon även få information om hur det går till. En underrättelse, informationen, ska alltid vara skriftlig om en part begär det. Om den enskilde har underrättats muntligt om beslutet eller om hur ett beslut kan överklagas, ska uppgifter om när och på vilket sätt den enskilde har underrättats framgå av dokumentationen.
Överklaga beslut
Ett beslut som helt eller delvis innebär avslag på ansökan får överklagas. Beslut enligt SoL överklagas till förvaltningsrätten. Men överklagandet ska lämnas in till socialnämnden. Socialnämnden ska pröva om beslutet ska ändras och om överklagandet har kommit in i rätt tid. Om överklagandet inte avvisas för att det kommit in för sent ska socialnämnden skyndsamt överlämna överklagandet och övriga handlingar i ärendet till förvaltningsrätten.
Uppföljning av insats
Både nämnden som tagit beslut om insatser och utföraren som genomför insatserna följer upp resultatet av insatserna.
Nämnden
Även om det är någon annan än den beslutande nämnden som svarar för genomförandet av en insats har den beslutande nämnden fortfarande ansvar för att den enskilde får den beviljade insatsen och att insatsen är av god kvalitet.
Det är vanligtvis biståndsbedömaren som följer upp sina beslut för nämndens räkning. Biståndsbedömaren följer upp ett beslut med utgångspunkt från vilken typ av insats det gäller och hur länge den ska pågå. Det är viktigt att följa upp insatserna systematiskt och att uppföljningen bygger både på samtal med den enskilde och uppgifter från utföraren som genomför och svarar för insatsen. Standardiserade bedömningsmetoder och strukturerad dokumentation skapar förutsättningar för systematisk uppföljning och underlättar möjligheten att sammanställa resultat av olika insatser.
Utföraren
Utföraren genomför och följer upp insatsen för att säkerställa att den enskilde får den beviljade insatsen utförd enligt nämndens beslut och gällande författningar. Genomförandet och uppföljningen ska dokumenteras, enligt 6 kap. 4 § SOSFS 2014:5. Av dokumentationen ska det även framgå om den enskilde har framfört några klagomål till utföraren på genomförandet av insatsen liksom vilka åtgärder som i så fall har vidtagits av denne.