There is a license error on this site:
License has expired
The Web site remains functional, but this message will be displayed until the license error has been corrected.

To correct this error:If you do not have a license file, please request one from EPiServer License Center.
Ärendehandläggning - Kunskapsguiden

Ärendehandläggning

Att handlägga ärenden är en central uppgift för socialsekreterare inom ekonomiskt bistånd. Varje ny ansökan om ekonomiskt bistånd är ett nytt ärende som ska dokumenteras och avgöras genom ett beslut. Alla ärenden följer de steg som ingår i handläggningsprocessen. Alla utredningar behöver däremot inte vara lika omfattande.

En central uppgift för socialsekreterare inom ekonomiskt bistånd är att handlägga ärenden som innebär myndighetsutövning. Myndighetsutövning innebär utövande av makt i förhållande till enskilda och kraven på en respektfull och rättssäker ärendehantering är därför stora.

Dokumentationen och den enskildes rätt till insyn i ärenden som rör myndighetsutövning stärker den enskildes skydd mot felaktig eller bristande hantering. Dokumentationen säkerställer exempelvis handläggningen vid ordinarie handläggares frånvaro och utgör underlag för handläggarens olika bedömningar och beslut. Dokumentationen har även betydelse för det individuella tjänstemannaansvaret.

Myndighetsutövning grundar sig på lagstiftning

Arbete med myndighetsutövning grundar sig på lagar och andra författningar och de regler som främst styr handläggningen av ärenden finns i förvaltningslagen, FL, socialtjänstlagen, SoL, och offentlighets- och sekretesslagen, OSL. För socialtjänstens del finns också Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om handläggning och dokumentation.

Med handläggning av ärenden menas alla åtgärder från det att ett ärende aktualiseras till dess att det avslutas genom beslut eller, om beslutet överklagas, genom en dom. Varje ny ansökan om ekonomiskt bistånd är ett nytt ärende och ska dokumenteras och avgöras genom ett beslut.

Här ges en beskrivning av handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd och en sammanfattning av vad som ingår i processens olika delar. Under processens olika delar finns hänvisningar till fördjupning.

Handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd

Handläggningsprocessen vid ansökan om ekonomiskt bistånd innehåller delarna aktualisering, utreda, besluta och eventuellt hantera överklagan. 

""

Aktualisering

Ett ärende inom ekonomiskt bistånd aktualiseras vanligen genom en ansökan från en person eller familj. Ett ärende kan även aktualiseras genom att det kommer in annan information som socialtjänsten behöver beakta och ta ställning till. Det kan exempelvis gälla en underrättelse från en hyresvärd om en hyresskuld som innebär att socialtjänsten behöver agera.

Stöd för socialtjänsten i arbetet med att förebygga avhysningar s. 37 på Socialstyrelsens webbplats

Socialtjänsten har inte rätt att neka någon att ansöka om bistånd, utan alla som befinner sig i kommunen har rätt att få sin sak prövad om de begär det. Alla har även rätt att få ett skriftligt beslut med en besvärshänvisning som beskriver hur man överklagar.

Vid ansökan om ekonomiskt bistånd används vanligtvis en särskild ansökningsblankett där den sökande även kan redogöra för sina förhållanden. En skriftlig ansökan i annan form, via e-post eller en muntlig ansökan kan också aktualisera ett ärende.

Efter att ha fått information om exempelvis vilka regler som gäller kan den sökande välja att ta tillbaka sin ansökan. Handläggningen avslutas då utan åtgärd.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.5 Aktualisering, på Socialstyrelsens webbplats

Informera de som ansöker

När en person eller familj ansöker om ekonomiskt bistånd behöver de få information om vilka förutsättningar som gäller. Om det är ett par som ansöker är det viktigt att tänka på att båda får samma information och även får information om att det gemensamma ansvaret för hushållets försörjning.

Den som ansöker kan till exempel även få information om rättigheter och skyldigheter, hur handläggningsprocessen går till och vilka kontroller som behöver göras. Informationen behöver vara tydlig, lättbegriplig och anpassad efter den enskildes behov. Det är handläggaren som i det enskilda fallet gör en bedömning av om det finns behov av tolk. Att låta barn tolka är inget alternativ.

Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten s. 337 och framåt på Socialstyrelsens webbplats

Utreda

Det dubbla uppdraget i arbetet med ekonomiskt bistånd innebär att utredningen kan ge underlag för två olika processer – ärendehandläggningsprocessen och förändringsprocessen. Inom processen för ärendehandläggningen är syftet att utredningen ska utgöra ett beslutsunderlag vid prövningen av ansökan om ekonomiskt bistånd.

Utreda rätten till ekonomiskt bistånd inom aktuellt tema

I förändringsprocessen är syftet med utredningen att socialsekreteraren tillsammans med den sökande ska komma fram till vilket stöd som behövs för att den sökande ska komma tillrätta med sitt försörjningsproblem.

Utreda stöd till självförsörjning inom aktuellt tema

Utredningsprocessen

Inleda utredning om rätten till ekonomiskt bistånd

När socialtjänsten tar emot en ansökan om bistånd ska ett ärende öppnas och en utredning inledas utan dröjsmål. Utredningar som rör ekonomiskt bistånd sker med stöd av 11 kap. 1§ socialtjänstlagen och innebär att uppgifter samlas in, sammanställs och bedöms. Alla utredningar behöver inte vara lika omfattande.

Ansökningsblanketten där den sökande kan lämna nödvändiga uppgifter är vanligtvis en lämplig utgångspunkt för utredningen. Om den sökande inte lämnar in det underlag som behövs trots att handläggaren efterfrågat det eller motsätter sig att handläggaren tar nödvändiga kontakter, bör ansökan i regel kunna avslås.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.6 Utreda, på Socialstyrelsens webbplats

Kontrollera uppgifter innan beslut

Det är viktigt att bedömningen av biståndsbehov bygger på korrekta uppgifter. Vid ansökan om ekonomiskt bistånd är det som huvudregel den sökande som ansvarar för att visa sin rätt till det bistånd som söks. Innan beslut fattas ingår det i utredningen att handläggaren så långt det är möjligt kontrollerar de uppgifter som den sökande lämnat. Kontrollen kan ske efter samtycke från den sökande.

När socialtjänsten gör kontroller eller tar andra kontakter ska det alltid ske med den sökandes samtycke. Kontroller hos myndigheter kan vanligtvis göras elektroniskt.

Alla kontakter måste ske med respekt för den enskilde personens integritet. Det är särskilt viktigt att tänka på i samband med hembesök eller om handläggaren behöver ta kontakt med exempelvis arbetsgivare, hyresvärd, förskola eller privatperson.

Uppmärksamma sekretessen

Handläggaren hanterar en mängd känsliga uppgifter om enskilda individers personliga förhållanden och det råder sträng sekretess inom socialtjänsten enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL.

Socialtjänsten har rätt att ställa relevanta frågor som behövs för utredningen till myndigheter, yrkesutövare, privatpersoner eller andra om personen det gäller har samtyckt till det eller om det finns en sekretessbrytande regel.

Socialtjänsten har inte rätt att lämna ut några uppgifter om personens personliga förhållanden till andra om det inte finns någon sekretessbrytande regel eller om inte personen det gäller lämnat sitt samtycke till detta.

Om kommunen har valt att organisera socialtjänstens olika verksamheter under olika nämnder gäller även sekretess mellan verksamheterna. Exempelvis kan sekretess gälla mellan en enhet för barn och unga och enheten för ekonomiskt bistånd. Inom en verksamhet får handläggaren ta del av uppgifter i den utsträckning som behövs för att kunna utföra arbetsuppgifter. Det är alltså endast den personal som behöver uppgifterna i sitt arbete som får ta del av dem, så kallad inre sekretess. Handläggaren behöver känna till rutinerna för hur detta hanteras lokalt.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.3 Beakta sekretessen, på Socialstyrelsens webbplats

Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten s. 270–282 på Socialstyrelsens webbplats

Förebygga felaktiga utbetalningar

I arbetet med handläggningen ingår att noggrant och aktivt arbeta för att motverka felaktiga utbetalningar från trygghetssystemen. Felaktiga utbetalningar kan bero på olika orsaker, till exempel att den sökande medvetet lämnar oriktiga uppgifter eller att den sökande saknar kunskap om regelsystemet. En felaktig utbetalning kan även bero på interna felaktigheter i handläggningen av ekonomiskt bistånd. Om en felaktig utbetalning har gjorts kan det felaktiga beloppet återkrävas med stöd av 9 kap 1 § SoL.

Om bedömningen visar att den sökande medvetet orsakat en felaktig utbetalning för att få ut mer pengar än den har rätt till finns anledning att anta att ett brott har begåtts. Till exempel kan det handla om att den sökande lämnat oriktiga uppgifter. Vid misstanke om brott ska kommunen göra en anmälan till Polismyndigheten. Det framgår av bidragsbrottslagen.

Kommunen har även underrättelseskyldighet om det finns anledning att anta att en ekonomisk förmån eller ett ekonomiskt stöd har beslutats, betalats ut eller tillgodoräknats felaktigt eller med ett för högt belopp från en annan myndighet. Det framgår av lagen om underrättelseskyldighet vid felaktiga utbetalningar från välfärdssystemet.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 13.4 Felaktiga utbetalningar från välfärdssystemen, på Socialstyrelsens webbplats

Felaktiga utbetalningar, ekonomiskt bistånd, SKR

Besluta

Utredningen ska leda till en bedömning och ett beslut. Förutom att bedöma den aktuella ekonomiska situationen behöver handläggaren ta hänsyn till den sökandes individuella förutsättningar och behov, samt till barnrättsperspektivet.

Ett beslut ska bland annat innehålla uppgifter om:

  • vad ansökan avser, det vill säga vad personen ansökt om
  • vad som beviljas eller avslås och enligt vilken bestämmelse
  • skälen för ett eventuellt avslagsbeslut.

Det är viktigt att beslutet är tydligt formulerat och innehåller en motivering. Den som får ett avslag på sin ansökan ska kunna förstå varför.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.8 Besluta, på Socialstyrelsens webbplats

Handlägga överklagan

Om handläggaren bedömer att en person eller familj inte har rätt till det bistånd de har sökt har de rätt att få ett skriftligt beslut om avslag. Beslutet ska innehålla en tydlig motivering och en besvärshänvisning, det vill säga information om hur de ska göra för att överklaga om de inte är nöjda med beslutet.

En överklagan ska alltid åtgärdas direkt. Handläggaren ska kontrollera om överklagan kommit in i rätt tid. Har överklagan kommit in för sent ska den inte skickas in till domstolen utan avvisas genom ett beslut som också det kan överklagas.

Om överklagandet har kommit in i rätt tid så ska socialtjänsten skyndsamt skicka överklagan i original och kopior på handlingar som utgjort grund för beslutet till förvaltningsrätten. I vissa fall kan det som har kommit fram i överklagandet innebära att socialtjänsten helt eller delvis ändrar beslutet.

Det går bara att göra en sådan ändring av beslutet innan överklagandet skickas till förvaltningsrätten men det finns också andra förutsättningar för att kunna ändra beslut i samband med ett överklagande. Dessa förutsättningar är att socialtjänsten ska anse att det överklagade beslutet är uppenbart felaktigt i något väsentligt hänseende och att beslutet ska gå att ändra snabbt och enkelt utan att det blir till nackdel för den enskilde.

Överklagandet ska skyndsamt skickas in till förvaltningsrätten även i de fall där socialtjänsten ändrar beslutet. Det nya beslutet ska också skickas med till förvaltningsrätten, även om beslutet ändras i sin helhet.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.9 Handlägga överklagan, på Socialstyrelsens webbplats

Dokumentera

Socialtjänsten har skyldighet att dokumentera handläggning av ärenden som rör enskilda personer.

Den enskilde har rätt att ta del av all dokumentation som förs om sig själv och sitt ärende. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet och uppgifterna ska ha betydelse för beslut eller för planering av vilket stöd som behövs i övrigt. Dokumentationen ska förvaras i en personakt och förvaras så att obehöriga inte får tillgång till den.

Handläggaren ska dokumentera utredning och beslut, planer för att komma tillrätta med försörjningsproblemet och uppföljningar som görs. Journalanteckningar ska föras fortlöpande och göra det möjligt att följa en persons eller familjs kontakt med socialtjänsten.

Vad som ska dokumenteras

Journalanteckningar

Journalanteckningarna bör vara kortfattade och innehålla tydliga hänvisningar till andra handlingar i personakten som ger ytterligare information. Journalanteckningarna ska bl.a. innehålla uppgifter om information av betydelse som kommit in till socialtjänsten och uppgifter som har betydelse för bedömning och beslut.

Det behöver framgå vilken information handläggaren har lämnat samt vilka överenskommelser och vilken planering som har gjorts. En utgångspunkt kan vara att anteckningarna ska innehålla tillräcklig och relevant information så att andra handläggare ska kunna handlägga den enskildes ärende utan att inkonsekvens eller missförstånd uppstår. Dessutom ska den det gäller kunna ta del av anteckningarna.

Ekonomiskt bistånd – Handbok för socialtjänsten, avsnitt 9.10 Dokumentera, på Socialstyrelsens webbplats (pdf)

Handläggning och dokumentation inom socialtjänsten s. 220–228 på Socialstyrelsens webbplats (PDF)

Registrera statistikuppgifter vid beslut om ekonomiskt bistånd

I samband med varje utbetalning av ekonomiskt bistånd ska handläggaren registrera ett antal statistikuppgifter. Syftet är att ge kunskapsunderlag för uppföljning, styrning och utveckling av verksamhet på nationell och lokal nivå.

Bedöma försörjningshinder

Centralt för arbetet är att bedöma vilket försörjningshinder en person har.
Försörjningshindret anger den direkta orsaken till att en person är förhindrad att försörja sig och sin familj. Försörjningshindret är utgångspunkt vid valet av stöd och insatser för att komma tillrätta med problemet.

En persons försörjningshinder kan variera över tid och då behöver stöd och insatser anpassas utifrån detta.

Instruktion för registrering av ekonomiskt bistånd – För handläggare av och ansvariga för ekonomiskt bistånd på Socialstyrelsens webbplats (PDF)

Guide till yrkesintroduktionen

Yrkesintroduktion för socialsekreterare inom ekonomiskt bistånd ger en samlad bild av vad som kan ingå i ett lokalt introduktionsprogram. Innehållet riktar sig både till nyanställda socialsekreterare och till chefer eller andra ansvariga för introduktion av nyanställda socialsekreterare i kommunen. Guiden beskriver innehållet i temat och hur temat kan användas.

Faktagranskad av: Socialstyrelsen Senast granskad:

Prenumerera på nyhetsbrevet!

Håll dig uppdaterad genom att prenumerera på Kunskapsguidens nyhetsbrev – få nyheter och uppdateringar direkt i din inkorg.

Så behandlar Socialstyrelsen dina personuppgifter