När någon begär att få tillgång till uppgifter om en elev är huvudregeln att skolan ska göra en sekretessprövning för att avgöra om uppgifterna kan lämnas ut. Men ibland är det tillräckligt att den som uppgifterna handlar om samtycker till att uppgifterna lämnas ut.
Samtycke för att lämna ut en uppgift
Ett samtycke från någon kan vara skriftligt eller muntligt. Ett samtycke behöver inte alltid vara uttryckligt. I vissa fall kan det räcka med ett tyst samtycke, så kallat presumerat samtycke. Då framgår det av personens beteende och förväntningar att hen i viss utsträckning accepterar att skolan vidarebefordrar en sekretessbelagd uppgift. För att förvissa sig om att personen faktiskt samtycker kan det ändå vara lämpligt med ett skriftligt samtycke. Det beror också på vilka uppgifter det handlar om.
En person kan ge samtycke till viss del. Det kan till exempel handla om att man samtycker till att skolan får lämna ut en specifik uppgift i en större mängd information. Det kan också handla om att man samtycker till att bara en viss person får ta del av en uppgift.
Den som utformar ett skriftligt samtycke åt någon bör förvissa sig om att samtycket inte blir mer omfattande än vad som behövs. Ett samtycke får inte vara så generellt formulerat att det innebär att personen avstår all sekretess gentemot en viss aktör, till exempel socialtjänsten.
Vem kan ge ett samtycke?
Elevens vårdnadshavare har som huvudregel rätt att ta del av uppgifter som rör barnet. Men i takt med att barnet blir äldre och mognare, och får en ökad självbestämmanderätt, övergår rätten att förfoga över sekretessen mer och mer till barnet.
Det finns inte någon fast åldersgräns angiven utan skolans personal behöver göra en bedömning i varje enskilt fall. Detta avgör om det är vårdnadshavaren, barnet eller båda som bestämmer i en viss situation. Vid bedömningen måste hänsyn tas till frågans art, komplexitet och konsekvenser.
Myndiga elever ger själva samtycke. Det innebär att vårdnadshavare inte kan ge samtycke till att lämna ut uppgifter om en myndig elev.
Samtycke vid samverkan
Det kan bli aktuellt för personalen på skolan att ta in samtycke vid samverkan, både internt på skolan och externt.
Det är viktigt att göra det tydligt att en person verkligen samtycker, till exempel inför samverkansmöten. Skolan ska även dokumentera vad en person har för inställning till ett samarbete mellan olika aktörer och om skolan har gjort eftergifter av sekretessen. Dokumentationen behövs för att undvika risk för missförstånd och felbedömningar.
Återkalla samtycke
Ett samtycke kan alltid återkallas. Samtycket kan också vara ogiltigt om en person mer eller mindre tvingas att ge det. När det gäller elever får man vara uppmärksam på den beroendeställning som eleven kan uppleva sig ha gentemot vuxna.
När sekretessbelagda uppgifter kan lämnas ut utan samtycke
Ibland kan skolan lämna ut sekretessbelagda uppgifter utan samtycke om det finns sekretessbrytande bestämmelser som kan tillämpas. Här följer ett urval av dessa.
Vid uppgiftsskyldighet enligt lag
Sekretessen får brytas om skolan har uppgiftsskyldighet enligt lag. Ett exempel på det är att personalen i skolan ska anmäla oro för barn till socialnämnden om de misstänker att ett barn far illa.
De som omfattas av denna anmälningsplikt är skyldiga att ge socialnämnden alla uppgifter som kan behövas för att utreda ett barns behov av stöd och skydd. Uppgiftsskyldigheten till socialnämnden gäller även om det är någon annan som har gjort anmälan eller om socialtjänsten har inlett en utredning på eget initiativ. Uppgiftsskyldigheten gäller för både offentliga och enskilda verksamheter.
Om det är nödvändigt för att en myndighet ska kunna sköta sina uppgifter
En myndighet får lämna ut uppgifter som behövs för att den utlämnande myndigheten ska kunna fullgöra sin verksamhet. Trots sekretessregleringen ska en myndighet och dess personal alltså kunna sköta sina uppgifter. Bestämmelsen ska tillämpas restriktivt.
Om intresset av att de lämnas ut är större än intresset att de hålls hemliga
Uppgifter får lämnas ut till andra myndigheter efter en intresseavvägning. I en sådan avvägning avgör man om intresset av att uppgifterna lämnas ut är uppenbart större än det intresse som sekretessen ska skydda, den så kallade generalklausulen.
Bestämmelsen gör det möjligt för exempelvis psykologer eller kuratorer inom skolan att lämna information till en socialtjänst eller till en barn- och ungdomspsykiatrisk klinik. Generalklausulen gäller dock inte uppgifter från hälso- och sjukvården.
Om uppgiften behövs för tillsyn av myndigheten
En uppgift får lämnas till en myndighet som behöver informationen för att utöva tillsyn över den myndighet som lämnade uppgiften.
Lagar som styr sekretess och tystnadsplikt
För offentliga verksamheter gäller offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).
För enskilda verksamheter finns regler om tystnadsplikt i skollagen (2010:800) och i patientsäkerhetslagen (2010:659).
Sekretessen för elevhälsans psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatser regleras i 23:e kapitlet, andra paragrafen, i offentlighets- och sekretesslagen. Där regleras också sekretessen för bland annat skolans elevstödjande verksamhet.
Sekretessen för elevhälsans medicinska insats regleras i 25:e kapitlet i offentlighets- och sekretesslagen.
I fristående skolor regleras tystnadsplikten för de psykologiska, psykosociala och specialpedagogiska insatserna av elevhälsan samt skolans övriga verksamhet i 29:e kapitlet, 14:e paragrafen, i skollagen.
Tystnadsplikten för elevhälsans medicinska del regleras i sjätte kapitlet i patientsäkerhetslagen.