Handläggning och dokumentation – en översikt

En rättssäker handläggning och dokumentation är en viktig del i det professionella sociala arbete som bedrivs inom barn- och ungdomsvården. Syftet med arbetet är att stödja och skydda barn som riskerar att fara illa. Barnets bästa ska vara den givna utgångspunkten.

Socialtjänstens arbete med barn och unga syftar till att stödja och skydda dem som riskerar att fara illa. Kärnan i det sociala arbetet är möten med barn, vårdnadshavare och andra berörda som ger möjligheter till positiva och varaktiga förändringar för barn och familjer. Barnets bästa ska vara den givna utgångspunkten.

Arbetet är reglerat dels i lagar och förordningar från riksdag och regering, dels i föreskrifter och allmänna råd som Socialstyrelsen och andra myndigheter ger ut. Socialtjänstlagen, SoL, är central för arbetet. Socialsekreteraren är en myndighetsperson och handlägger ärenden. Ärenden inom socialtjänstens barn- och ungdomsvård brukar kallas barnavårdsärenden.

Barnavårdsärenden kan handla om barnets eller den unges situation hemma eller om barnets eget beteende – och ibland om båda delarna. Men hur startar ett barnavårdsärende inom socialtjänsten, och vad händer sen?

Bilden nedan visar handläggningsprocessens olika delar inom den sociala barn- och ungdomsvården: aktualisera, utreda, besluta, utforma och följa upp – både öppna insatser och placeringar. 

Handlaggningsprocess-BBI-500px.jpg

Stödmaterial för handläggning och dokumentation

På Socialstyrelsens utbildningsportal finns ett stödmaterial med gruppövningar för lärande om handläggning och dokumentation i den sociala barn- och ungdomsvården. Stödet är indelat utifrån de olika handläggningsstegen. Det innehåller även en studiehandledning för den som ska planera övningarna.

Filmen från Socialstyrelsen förklarar handläggningsprocessen på en övergripande, förenklad nivå.

Dokumentation av handläggningen

Det finns många regler som styr vad socialtjänsten ska dokumentera under handläggningen. Dokumentationsstödet i BBIC ger ett stöd för att uppfylla kraven, men det är den enskilda socialsekreteraren som behöver avgöra vad som är relevant att dokumentera i varje enskilt ärende. Därför är det viktigt med kontinuerlig diskussion och reflektion i arbetsgruppen om hur man säkerställer en rättssäker och korrekt dokumentation.

Några utgångspunkter vid dokumentation

Den grundläggande regeln för dokumentation inom socialtjänsten innebär att beslut och åtgärder som vidtas i ett ärende ska dokumenteras, liksom faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Det framgår av bestämmelser i SoL.

  • Handlingar som upprättas och gäller enskilda personer ska bara innehålla uppgifter som socialtjänsten bedömt vara tillräckliga, väsentliga och ändamålsenliga i förhållande till vad saken gäller. En utgångspunkt för att avgöra hur omfattande dokumentationen behöver vara, är att ny personal ska kunna utföra sina arbetsuppgifter med hjälp av de uppgifter som finns dokumenterade.
  • Det är också viktigt att dokumentationen är objektiv och saklig, och att den ger en helhetsbild där både positiva och negativa förhållanden framgår. Dokumentationen ska utformas med respekt för den enskildes integritet.
  • Barn, unga och vårdnadshavare bör få veta vilka journalanteckningar och andra anteckningar som socialtjänsten har dem. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska det antecknas.

Journalen ska ge överblick och insyn

Journalen är den del av en personakt där det finns fortlöpande anteckningar som har betydelse för handläggningen av ett ärende och för genomförande och uppföljning av en insats. Syftet med journalen är bland annat att ge överblick och insyn i dokumentationen för

  • barnet eller den unge och vårdnadshavaren
  • behörig personal inom verksamheten
  • tillsynsmyndigheten Inspektionen för vård och omsorg, IVO.

Hur socialtjänsten ska föra journalanteckningar beskrivs i 4 kap. 8–11 §§ SOSFS 2014:5. Anteckningarna i journalen ska föras fortlöpande och utan dröjsmål.

  • Journalanteckningar bör vara kortfattade och innehålla tydliga hänvisningar till andra handlingar i personakten som ger ytterligare information.
  • Journalanteckningar som socialsekreteraren gör i samband med ett möte bör vara begränsade till uppgifter om vilka personer som har deltagit vid mötet, vilka frågor som man i huvudsak har behandlat och vad mötet har resulterat i.
  • Journalanteckningar som socialsekreteraren gör i samband med telefonsamtal och kontakt via e-post bör vara begränsade till uppgifter om vem som har tagit kontakt, i vilket syfte och vad som i huvudsak har kommit fram.

Offentlighet och sekretess

Socialtjänsten hanterar en mängd känsliga uppgifter om enskilda individers personliga förhållanden och det råder sträng sekretess inom verksamheten enligt offentlighets- och sekretesslagen, OSL.

Sekretessen är viktig för att barn och föräldrar ska kunna känna sig trygga. Samtidigt behöver en socialsekreterare ibland kunna prata med berörda samverkansparter för att barn och föräldrar ska få rätt hjälp. En socialsekreterare behöver också kunna hantera situationer när ett barn inte vill att en förälder ska få veta vad han eller hon sagt, eller när någon utanför myndigheten begär att få ta del av handlingar som finns. Därför är det viktigt att sätta sig in i vilka regler som gäller kring offentlighet och sekretess.

Barnperspektivet – barnets bästa och möjligheter till delaktighet

En viktig del i arbetet i den sociala barnavården är att ta reda på hur barnet eller den unge själv uppfattar sin situation och sina behov. De flesta barn både vill och kan medverka i utredningen. Samtidigt är det viktigt att komma ihåg att barnet inte har någon skyldighet till detta.

Det finns många frågor att ta ställning till för att på bästa möjliga sätt genomföra samtal med barnet, ta reda på barnets åsikter och göra en bedömning utifrån barnets bästa. exempelvis:

  • Hur bedömer man barnets mognad?
  • Bör vårdnadshavaren vara med eller kan man tala med barnet själv?
  • Bör samtycke från vårdnadshavarna hämtas in?
  • Har barnet behov av att en stödperson är med?

Socialtjänsten behöver bedöma och planera utifrån varje barns situation, önskemål och förutsättningar.

Barnets bästa och rätt till delaktighet, tema på Kunskapsguiden

Vårdnadshavarnas delaktighet är viktig för barnets skull

Föräldrar kan vara oroliga och rädda för de tvångsåtgärder som socialtjänsten ytterst förfogar över, trots att en utredning ofta syftar till att erbjuda stöd. Själva utredningssituationen kan i sig upplevas som en kränkning, vilket kan göra att föräldrar kan vara avvisande och motsätta sig en utredning.

För barnets bästa är det viktigt att arbeta för en förtroendefull kontakt med föräldrarna. Socialsekreteraren behöver stödja föräldrar och se de resurser som finns, utan att släppa fokus på barnets behov och utan att bortse från svårigheter i familjen.

Insatser enligt SoL bygger på respekt för den enskildes självbestämmande. När det gäller utredningar om ett barns behov av skydd eller stöd finns dock vissa möjligheter till att genomföra utredning oberoende av vårdnadshavarnas samtycke till utredningen.

Samverkan behövs för barnets bästa

Samverkan med andra berörda är också viktigt för att barnet ska få den hjälp det behöver utifrån en helhetssyn på barnets behov. Till exempel skola, hälso- och sjukvård och polis.

Det är ofta nödvändigt att också samarbeta med andra enheter inom socialtjänsten. Det kan exempelvis handla om enheter som arbetar med familjerätt, ekonomiskt bistånd, missbruk och beroende eller funktionsnedsättning.

Samverkan kring barn och unga, tema på Kunskapsguiden

BBIC erbjuder stöd genom handläggningsprocessen

Som stöd för socialnämndens arbete med barn och unga har Socialstyrelsen utvecklat arbetssättet Barns behov i centrum, BBIC. Det innehåller en struktur för handläggning, genomförande och uppföljning av myndighetsutövningen. BBIC är anpassat efter socialtjänstens regelverk.

BBIC på Socialstyrelsen webbplats

Bra att känna till

  • Föreskrifter = bindande regler.
  • Allmänna råd = rekommendationer om hur en författning kan eller bör följas.

Mer om handläggningsprocessen

Handläggningsprocessen olika delar beskrivs närmare inom detta tema här på Kunskapsguiden:

Faktagranskad av: Socialstyrelsen Senast granskad:

Prenumerera på nyhetsbrevet!

Håll dig uppdaterad genom att prenumerera på Kunskapsguidens nyhetsbrev – få nyheter och uppdateringar direkt i din inkorg.

Så behandlar Socialstyrelsen dina personuppgifter