Till dig som ansvarar för introduktionen
Komplettera gärna genomgången av kunskapsområdet med en personakt som innehåller uppdrag, genomförandeplan och journalanteckningar.
Alla HVB är skyldiga att dokumentera sin verksamhet. Dokumentationen är viktig för att kunna följa beslut och åtgärder i ärendet och andra faktiska omständigheter och händelser av betydelse.
I en personakt på HVB finns olika dokument som genomförandeplan, journalanteckningar och minnesanteckningar. Personalen behöver ha kunskap om skillnaden mellan de olika typerna av dokumentation och vilka regler som gäller runt dem. Handlingar som rör enskildas personliga förhållanden ska förvaras så att obehöriga inte får tillgång till dem. Barnet eller den unge och hans eller hennes vårdnadshavare har som huvudprincip rätt till insyn i dokumentationen.
Syftet med dokumentationen
En konsekvent och pålitlig dokumentation är grunden för väldigt mycket. Den är främst en förutsättning för att den enskilde ska få en rättssäker och god vård. Dokumentationen är också en förutsättning för verksamhetens utveckling. Med dess hjälp kan verksamheten följa upp, utvärdera och kvalitetssäkra sitt arbete. Dokumentation behövs också för att socialtjänsten ska kunna följa upp om vården håller god kvalitet och leder till önskat resultat för de placerade, och för att staten ska kunna genomföra tillsyn. Dokumentation handlar också om att barnet som vuxen ska kunna få kunskap om vad som hände under placeringstiden.
Personakt
En personakt ska bland annat innehålla barnets eller den unges personuppgifter och uppgifter om vem som är barnets vårdnadshavare eller särskilt förordnad vårdnadshavare. Om barnet har en förälder som har rätt till umgänge med barnet utan att vara barnets vårdnadshavare ska uppgifter om denne finnas med, och kontaktuppgifter till god man för ensamkommande barn. En personakt ska också innehålla uppdaterade uppgifter om behov av tolk och behov av kommunikationsstöd.
En lämplig struktur för en personakt på HVB kan vara att hålla samman handlingar som gäller arbetsmomenten att
- ta emot uppdrag
- planera genomförandet av insatser
- genomföra insatser
- följa upp insatser
- avsluta insatser.
Vad ska dokumenteras?
Utgångspunkten vid dokumentation är att den innehåller tillräcklig, väsentlig och korrekt information. Det är lika viktigt att dokumentera rätt saker som att inte dokumentera i onödan. Under placeringen ska verksamheten fortlöpande och utan oskäligt dröjsmål dokumentera genomförandet och uppföljningen av den beslutade insatsen.
All dokumentation inom socialtjänsten ska utformas med respekt för den enskildes integritet. Det är viktigt att dokumentationen ger en bild av både positiva och negativa förhållanden och inte bara lyfter fram den enskildes problem och svårigheter. En utgångspunkt för att avgöra hur omfattande dokumentationen behöver vara är att ny personal ska kunna utföra sina arbetsuppgifter med ledning av de uppgifter som tidigare har dokumenterats.
Vem ska dokumentera?
Vem som ska dokumentera genomförandet av en insats framgår inte av några bestämmelser. Men oftast är det lämpligast om den personal i verksamheten som arbetar närmast barnet står för den faktiska dokumentationen. Då minskar risken för att uppgifter glöms bort eller uppfattas felaktigt.
Barnets eller den unges och vårdnadshavarens rätt till insyn i dokumentationen
Barnet eller den unge bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs om henne eller honom. Om barnet eller den unge anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska man anteckna det.
Socialtjänsten är skyldig att informera barnets vårdnadshavare om förhållanden som rör barnet, och vårdnadshavaren har som huvudprincip rätt att ta del av journalanteckningar och andra handlingar som gäller barnets förhållanden i boendet. Denna rätt gäller även för god man till ensamkommande barn.
Men vårdnadshavaren har inte automatisk rätt till all information om barnet. Med stigande ålder och mognad så kan det finnas uppgifter om personliga förhållanden som inte ska delges vårdnadshavarna om inte barnet samtycker.
Efter avslutad insats
Skälen till att en insats avslutas kan variera. Exempelvis kan avslutet bero på att syftet med vården har uppnåtts, att den enskilde avviker från placeringen eller att den enskilde är missnöjd med insatsen och därför väljer att avbryta vården i förtid. Av dokumentationen ska det framgå när och av vilka skäl insatsen har avslutats. I personakten bör man i en slutanteckning sammanfatta utförarens bedömning av i vilken utsträckning målet eller målen med insatsen har uppnåtts.
Dokumentationen ska innehålla information om eventuella omständigheter eller inträffade händelser som har medfört att man helt eller delvis inte har kunnat genomföra insatsen som planerat.
Gallring och återföring av uppgifter till socialtjänsten
Dokumentation i en privat verksamhet som står under tillsyn av Inspektionen för vård och omsorg, IVO, ska, med vissa undantag som anges i 7 kap. 3 § SoL, gallras två år efter att sista anteckningen gjordes i akten. Socialnämnden får skriva avtal med den som bedriver verksamheten om att handlingar ska överlämnas till nämnden när gallringsskyldigheten inträder.
Handläggning och dokumentation − handbok för socialtjänsten, sid. 188 – Socialstyrelsen